Cómo gestionar la presentación de tu empresa al agente comercial

Cuando en Cadexport validamos un agente comercial generamos un documento que incluye toda la información relevante del candidato y se lo facilitamos nuestro cliente. Al mismo tiempo que avisamos al agente de que la empresa se pondrá en contacto con él lo antes posible.

La empresa acaba de recibir la información sobre un agente interesado en su propuesta de agencia, con interés y con capacidad de venta de sus productos y servicios…, ¿y ahora qué?

El qué hacer a continuación o qué procedimiento seguir para contactar con el agente comercial es una pregunta recurrente por parte de las empresas así que vamos a darle respuesta en este artículo.

Lo cierto es que puede haber variaciones importantes en función del sector de actividad, el canal de venta del agente comercial o la temporada de actividad en la que nos hallemos; por no mencionar el país de origen/actuación del agente y su forma personal de interactuar con sus empresas representadas. Por lo tanto, aquí van una serie de recomendaciones y factores a tener en cuenta genéricos, válidos para cualquier situación y dando por hecho que no existen barreras idiomáticas relevantes.

¿Primero llamo o primero escribo?

Aquí entran las preferencias personales. Hay quien prefiere enviar primero un correo electrónico presentándose y presentando a la empresa. Yo le veo al menos un par de inconvenientes:

– para empezar ese correo puede llegar fácilmente a la carpeta de spam del agente; lo que te hará perder un valioso tiempo y transmitirá involuntariamente una mala primera impresión recíproca: la empresa y el agente pensarán que la otra parte es lenta y que no tiene mucho interés

– corres el riesgo de empezar un intercambio de correos electrónicos sin tener un mínimo contacto verbal que acerque posiciones y haga el contacto menos frío

En este primer contacto hay que recordar que los agentes no son comerciales asalariados, de forma que hay que hacer todo lo posible por involucrarles en el proyecto desde el principio; transmitir brevemente las ventajas competitivas de la empresa y describir el apoyo que va a disponer el agente por parte de la empresa puede ser un buen punto de partida. Transmitir una buena primera sensación de seriedad y profesionalidad es fundamental.

Explicar al agente quien le llama, porqué, hacer una pequeña presentación de la empresa y de su proyecto en común con el agente y fijar una cita para una charla más extensa debería ser suficiente. Yo también avisaría al agente de que se le va a enviar un correo electrónico y confirmaría su dirección, pidiéndole que esté atento a la recepción.

Esta segunda llamada puede ya ser un buen momento para poner cara a la otra parte, ¿por qué no una video llamada? A fin de cuentas, en estos tiempos debemos aceptar como parte de la nueva normalidad que las reuniones personales son más inusuales y excepcionales.

A partir de este punto el ritmo y el método de contacto vendrán marcados por las agendas y necesidades de las partes. Siempre que la comunicación sea fluida en ambos sentidos y que ambas partes vayan colaborando para avanzar en el proyecto común el cómo no es especialmente relevante.

Consejos generales para la primera toma de contacto

Sí me parece útil sin embargo una serie de consideraciones y recomendaciones válidas en todos los casos:

• Selección del interlocutor por parte de la empresa: ¿vas a ser tu? Lee este artículo para saber si estás preparado.

• Preparación: no esperes a que hayamos validado tu agente comercial. Preparación de material, presentaciones e información técnica son los “deberes” que puedes ir asumiendo mientras llega el momento.

• Rapidez: es fundamental actuar en cuanto Cadexport envía la ficha del agente comercial. El agente ya está avisado y a la espera de ser contactado por la empresa. Retrasarlo innecesariamente frustrará al agente y transmitirá una imagen poco profesional.

• Profesionalidad y buena disposición: precisamente dar buena imagen debe ser tu primer objetivo. El agente debe sentir que trata con gente que sabe de qué va la cosa para ayudarle a tomar la decisión definitiva sobre si empezar o no una colaboración comercial con tu empresa. En estos casos es mejor pecar de formalismo que irse al extremo opuesto.

• No escatimar en recursos: el envío de muestras y documentación en muchos casos será uno de los primeros pasos para que el agente pueda evaluar tu propuesta y permitirle hacer algunas presentaciones a potenciales compradores con los que más confianza tenga. Hay muestrarios que son sin duda muy costosos y no aptos para enviar alegremente; pero nuevamente en términos generales se puede enviar muestras de productos en cantidad y con la calidad suficiente como para facilitar su trabajo al agente. Cualquier otro requerimiento por parte del agente (logístico, de comunicación, promocional, etc, etc) debería como mínimo ser estudiado con detenimiento.

• Fijación conjunta de objetivos y pasos a dar: es también importante coordinar tu agenda y homogeneizar tus expectativas comerciales con el agente comercial para el corto plazo. El agente y tu empresa podéis tener ritmos de trabajo muy diferentes que hay que poner en común. Los dos queréis vender cuanto antes, pero es el agente el que aporta los clientes y cierra la venta por lo que aparte de armarte de paciencia hay que saber apoyar sin atropellar a tu agente

Globalmente el mejor consejo es el de la mentalización. Al agente hay que tratarle de tu a tu, con el respeto que se merece un socio comercial que no sólo vende tus productos o servicios sino que representa a tu empresa. Hay que buscar su complicidad y ser consciente de que compartís objetivos comunes.